Sorprende que muchas personas no conozcan esta potente función de Excel, que acerca la hoja de cálculo al mundo de las bases de datos, es confuso de explicar, pero vamos a intentarlo de manera práctica!
Veamos el uso de la función BUSCARV con un ejemplo:
Imaginemos que nos dedicamos al a venta de coches, imaginemos también que tenemos que tenemos un libro de cálculo con dos hojas, esta que veis abajo llamada "Lista de precios" y otra llamada "Ofertas" :
Como veis, es una lista de precios base de los distintos modelos de coches que disponemos. Conviene observar que:
- La lista no está ordenada
- No hay un modelo repetido en la lista, todos son modelos distintos aunque algunos son de la misma marca.
- En la primera columna (Modelo) tenemos lo que comúnmente se llama el campo clave, es decir el valor que no se repite en ningún otra fila.
Ninguna novedad hasta ahora, imaginemos que en otra hoja de cálculo ("Ofertas") debemos apuntar la gente interesada y que dependiendo del caso, podemos realizar distintos % de descuento. Tendríamos una hoja de cálculo parecida a esta:
Al rellenar esta hoja, veríamos que hay valores que recuperables de la hoja "Lista precios", están resaltados en naranja. Si tecleamos el "Modelo", podríamos obtener de manera automática la "Marca", la "Potencia", el "Tipo" y el "Precio base" ya que estos valores están en la hoja "Lista de precios".
La sintaxis de la fórmula BUSCARV es:
BUSCARV(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_columnas;ordenado)
Estudiemos ahora la fórmula que utilizaríamos en nuestro ejemplo, en C4, D4, E4 y F4:
En C4 la fórmula sería =BUSCARV($B4;'Lista de precios'!$A$4:$E$15;2;0)
En D4 la fórmula sería =BUSCARV($B4;'Lista de precios'!$A$4:$E$15;3;0)
En E4 la fórmula sería =BUSCARV($B4;'Lista de precios'!$A$4:$E$15;4;0)
En F4 la fórmula sería =BUSCARV($B4;'Lista de precios'!$A$4:$E$15;5;0)
(En el caso de la fila 5, la fórmula sería BUSCARV($B5;'Lista de precios'!$A$4:$E$15;2;0))
El resumen de lo que hace la formula en este caso es:
"Lee" el valor tecleado en B4 y busca ese valor en la tabla de la hoja "Lista de precios", concretamente la tabla tiene este rango A4:E15. Si encuentra el valor B4 en dicha tabla, devuelve el valor de la columna especificada en el tercer parámetro.
Como podéis comprobar, la única diferencia en las cuatro fórmulas está en el tercer parámetro, en C4 querríamos que nos devolviera la columna 2 de "Lista de precios" del modelo que hemos tecleado en B4, que corresponde a la "Marca". A su vez, en D4 querríamos tener el valor de la columna 3 de "Lista de precios", que corresponde a la "Potencia.".. el resto sigue el mismo planteamiento.
Analicemos con más detalle los parámetros de la fórmula utilizada:
"$B4": Es la celda que contiene el valor que teclearemos manualmente, este será el valor buscado en la hoja "Lista de precios", si lo encuentra, obtendremos automáticamente la marca, potencia y precio. El signo "$" lo ponemos delante de la columna "B" para que cuando copiemos la fórmula, la columna quede fijada, no lo ponemos delante del 4 porque de hacerlo, al copiar/pegar la fórmula en otras celdas, siempre pegaría B4.
"'Lista de precios'!$A$4:$E$15": Es la tabla donde queremos que busque el valor que le hemos indicado en B4, si añadimos más elementos a "Lista de precios", deberemos tener en cuenta su nuevo tamaño ya que si no, únicamente buscaría hasta la fila 15. No hace falta teclear todo el nombre, es suficiente con hacer clic sobre la "lista de precios" y marcar la tabla.
"2", "3","4" o "5": Este parámetro defino de qué columna será el valor que devolverá la función en caso de encontrar en la tabla el valor buscado.
"0": El 0 indica que la búsqueda es exacta, es decir NO es lo mismo "citroen", que " citroen" (este último tiene un espacio en blanco al principio)
En la columna "H" añadiríamos la fórmula para calcular el precio final teniendo el cuenta el % de descuento que hemos introducido en la columna "G", dicha formula sería:
En H4 la fórmula sería =F4-(F4*G4)
En H5 la fórmula sería =F5-(F5*G5)
y así sucesivamente.
Una vez pegada la formula y tecleados algunos valores, tendríamos algo así:
Observad la fila 9, parece que algo falla, no? No aparecen los valores! Lo que pasa es que hemos tecleado a propósito un espacio tras A6, por lo que nuestra formula (debido al último parámetro de la fórmula; un 0), no está fallando, ya que "A6" no es igual a "A6 ".
Esta hoja es muy mejorable, ya que todos sabemos que las introducciones manuales están llenas de fallos, esto se puede solucionar con una lista desplegable, pero esto lo veremos en otra ocasión.
Nunca vayáis a dormir sin aprender algo nuevo...
